Les bases de la gestion de fichiers

L'explorateur de fichiers : qu'est-ce que c'est ? L'Explorateur Windows est le gestionnaire de fichiers fourni avec le système d'exploitation Microsoft Windows. Il permet, notamment :

• de rechercher, d'afficher et de modifier le nom des fichiers et des dossiers,
• de manipuler les fichiers et les dossiers (copier, déplacer, effacer),
• d'ouvrir les fichiers de données, et de lancer les programmes.

C'est également l'Explorateur qui affiche le bureau (voir la partie "bureau"), notamment la barre des tâches et le menu Démarrer. Pour résumer, l'explorateur permet de parcourir les contenus de l'ordinateur et d'accéder à vos différents dossiers et fichiers. Lorsque vous cliquez sur l'icône de l'Explorateur qui se trouve dans la barre des tâches... ... Vous ouvrez l'accès rapide qui vous permet d'accéder aux dossiers et notamment les plus fréquemment utilisés, ainsi qu'aux fichiers récemment ouverts. (si votre ordinateur n'a pas l'accès rapide ou raccourci à l'explorateur, demander l'aide de votre formateur). En fonction de votre version de Windows, l'explorateur peut se présenter un peu différente. Comprendre l'explorateur pour mieux ranger ses contenus Il y a notamment le ruban, tout en haut avec des onglets et des options d'affichage et de partage. Il y a également la barre d'adresse qui indique où vous vous situez dans votre ordinateur. Elle permet de visualiser l’arborescence du dossier dans lequel on se trouve, en montrant le chemin parcouru pour accéder au dossier. Les espaces de stockage Pour la navigation, nous utiliserons surtout la partie centrale et la colonne de gauche. A gauche, le volet de navigation (bleu) permet de voir l’arborescence de votre ordinateur. Il contient également quelques raccourcis (Bureau, Téléchargements, Images, Disque C…). Dans l'explorateur de Windows 10, il y a également un raccourci vers OneDrive, qui permet de stocker vos données en ligne. Lorsque vous cliquez sur un dossier, son contenu s’affiche dans la partie centrale de l’explorateur (vert). Celui-ci propose d'organiser ses contenus selon les des espaces principaux et structurants :

• Bureau
• Documents
• Images
• Musique
• Téléchargements
• Vidéos

Il est possible de choisir une autre organisation pour ses contenus mais par défaut, des documents "téléchargés" viendront se mettre dans le dossier téléchargements.

Un fichier et un dossier Dans un ordinateur, on retrouve beaucoup de documents différents, qu'on appelle des "fichiers". Un fichier, c'est un ensemble d'informations stockées sous la forme numérique et classées dans un dossier (espace de stockage, comme un classeur pour organiser ses papiers). Il existe plusieurs types de fichier:

• des documents texte
• des feuilles de calculs
• des images
• des vidéos
• des documents audios
• Mais aussi : des logiciels, des fichiers internet, des bases de données, des présentations, ...

Un dossier est reconnaissable par son icône : Nom et extension des fichiers Chaque fichier porte un nom, qui permet de l'identifier et de la classer, suivi d'une "extension". En effet, chaque fichier a un format spécifique, déterminant sa nature, et permettant de les partager et de les ouvrir avec des outils différents (ordinateur, smartphone). Pour connaître la nature d'un document, il faut regarder son "extension", c'est-à-dire les deux à quatre caractères derrière un nom de fichier, séparée par un point. Dans l'exemple ci-dessus, l'extension du fichier avec le nom "rapport administratif", est ".docx". L'extension sert également à déterminer quel logiciel doit ouvrir le fichier. Si on "double-clique" sur le document, le logiciel word se lance et ouvre le document. Pour des images, l'extension sera .png ou .jpeg. Etc. Exemples d'icônes pour les fichiers Voici quelques exemples d'icônes pour les types de fichiers les plus courants : Exercice : Explore ton ordinateur et essaye de repérer et reconnaître différents types de fichiers. Trouve au moins, un fichier word, une image, une vidéo et un fichier audio. Les extensions les plus courantes Fichiers textesFeuilles de calculFichiers vidéosFichiers images Fichiers audioFichier PDF.doc ou .docx ou.odt (logiciel libre,OpenOffice).xls ou .xlsx ou .xlms (avec des macros) ou .ods (Open Office).avi ou .mov ou .mpg ou .mp4 ou .wmv.jpeg ou .png ou .bmp ou .gif (image animée) ou .webp (image compressée pour le web).mp3 ou .wma ou .wav.pdf

La compression de fichiers, c'est quoi ? Le but de la compression est de gagner de la place en créant des fichiers moins lourds à partir des fichiers originaux, pour pouvoir les transmettre plus rapidement (vitesse accrue des téléchargements, envoi par mail plus facile) ou les stocker dans un espace mémoire moindre, dans une optique d'archivage par exemple. La compression de fichiers consiste donc à réduire leur taille. Les documents "compressés" ont des formats spécifiques. Les fichiers ZIP Un fichier ZIP est une archive contenant un ou plusieurs fichiers, lesquels sont compressés avec un algorithme de compression afin de réduire la taille de l’archive. ZIP est le format d’archivage le plus connu et le plus répandu. Créer un fichier ZIP ou « zipper », c’est donc compresser des fichiers et les concaténer au sein d’une archive unique. Créer un fichier ZIP Depuis Windows, il est ainsi possible de créer et d’extraire des fichiers ZIP très simplement en utilisant l’Explorateur de fichiers. 1. Réaliser un clic droit sur le fichier ou le dossier à compresser, 2. Sélectionner (ou pointer sur) "envoyer vers" et de choisir "dossier compressé" sur Windows. Un nouveau dossier compressé portant le même nom est créé au même emplacement. Le dossier d'origine n'est pas affecté puisque cela en crée un nouveau sans détruire l'original. Exercice : Essayer de créer un fichier zip à partir de deux documents de l'ordinateur. Extraire un fichier ZIP Une fois le fichier décompressé ou "dézippé", le(s) document(s) qu'il contient seront visibles et accessibles. 1. Localiser le dossier zippé à partir duquel vous voulez décompresser (extraire) des fichiers ou des dossiers. 2. Effectuer l’une des actions suivantes :

• Pour décompresser un seul fichier ou dossier, ouvrez le dossier zippé, puis faites glisser le fichier ou dossier du dossier zippé vers un nouvel emplacement
• Pour décompresser tout le contenu du dossier zippé, appuyez de façon prolongée (ou cliquez avec le bouton droit) sur le dossier, sélectionnez Extraire tout, puis suivez les instructions.

Le bureau Le bureau, c'est ce que l'on voit lorsqu'on allume son ordinateur. Et il fonctionne presque comme un "vrai" bureau ! Regardez cette vidéo "Les bons clics" pour mieux comprendre : Qu'est ce qu'on y trouve ? On y trouve des fichiers, des dossiers, des applications. Il y a une corbeille pour jeter ou effacer ce qui ne sert plus. Lorsque l'on clique sur un fichier, il s'ouvre dans une fenêtre. En bas du bureau se trouve la barre de tâches à partir de laquelle on peut naviguer dans les contenus de son ordinateur. On y trouve aussi des informations relatives au Wifi, à la date, au niveau de batterie... Il y a aussi toujours un lien direct vers la corbeille. Là, encore cela fonctionne comme dans un vrai bureau, dans lequel on trouve, systématiquement, une poubelle pour y jeter tous les documents et brouillons dont on n'a plus besoin. La corbeille Windows recense tous les fichiers et dossiers que vous avez supprimés antérieurement. Tant que les fichiers sont dans la corbeille, ils sont récupérables avec la commande "Restaurer" (accessible en cliquant droit sur le fichier à récupérer). Les fichiers sont toujours présents sur l'ordinateur. "Vider la corbeille" permet de supprimer définitivement les éléments et de libérer de la place sur le disque dur. L'icône sera différente selon que la Corbeille contient ou non des fichiers. À gauche, l’icône de la Corbeille lorsqu’elle est vide et à droite, lorsqu’elle est pleine. L’utilisation de la corbeille permet un travail plus efficace (voir également la partie sur le classement et le rangement). Videz-la régulièrement, comme vous le faites dans la réalité ! Exercice : Explorer l'espace corbeille, supprimer définitivement le 3ème élément et restaurer les 2ème et 5ème éléments.

Pourquoi et comment ranger son ordinateur ? Combien avez-vous d’icônes sur le bureau ? Quand vous cherchez un document que vous avez créé il y a quelques semaines, combien de temps mettez-vous à le trouver ? Faites-vous un tri régulier de vos fichiers ? Comment est organisé votre disque dur externe ? Avez-vous une sauvegarde sur un cloud ? Comme les pièces d'un logement, un ordinateur doit être régulièrement rangé et organisé afin que la navigation soit agréable et efficace, mais également pour que l'ordinateur soit plus efficace. Procéder par étape :

• Désencombrer : mettez de côté ce que vous gardez et supprimez le reste (fichiers, dossiers, logiciels).
• Trier : gardez uniquement ce qui vous est régulièrement utile et archivez le reste.
• Ranger et organiser les différents espaces : le bureau et la bibliothèque (documents, images, vidéos, musique).

Comment organiser les icônes sur le bureau ? Il faut, dans la mesure du possible, tenter de limiter au maximum le nombre d'icônes et de documents présents sur le bureau. Si néanmoins, elles sont nombreuses, pensez à les réorganiser ! Pour réorganiser les icônes par nom, type, date ou taille, cliquez-droit sur une zone vide du bureau et puis cliquez sur Réorganiser les icônes. Cliquez sur la commande qui indique comment vous souhaitez réorganiser les icônes (par Nom, par Type, et ainsi de suite). Quelques principes pour organiser ses fichiers sur son ordinateur

1. Se lancer. Ce n’est pas toujours un chantier enthousiasmant mais c'est pour gagner du temps ensuite
2. Supprimez les fichiers en double
3. Créez des dossiers généraux, thématiques mais éviter les dossiers de type "divers"
4. Constituez des sous-dossiers
5. Nommez correctement et toujours de la même manière vos dossiers et documents (nom unique, précis et détaillé mais court, pas de caractères spéciaux, inclure une date, etc.)
6. Archivez les documents dont vous n'avez plus besoin (voir le chapitre sur la compression) pour ne garder que ceux qui vous servent régulièrement
7. Utilisez une plateforme collaborative, de type "cloud", pour faire des sauvegardes en ligne

Et maintenant... Le quizz ! Qu'avez-vous retenu ?